Google Workspace darbā

Latvijā daudzi uzņēmumi, skolas un biedrības ikdienā strādā ar Gmail, Google Disku un citiem Google rīkiem. Ja tu to neproti, tu palēnini gan sevi, gan kolēģus.

Darba devējs sagaida, ka no pirmās dienas vari atvērt kopīgu dokumentu, atbildēt uz e-pastu un pieteikties sapulcei. Tas nav sarežģīti — bet jāzina, kur spiest.

Visi šie rīki darbojas mākonī. Nav jāinstalē nekas papildus — pietiek ar internetu un Google kontu. Mācoties vienu rīku, saproti arī pārējos, jo izskatās līdzīgi.

Šis materiāls māca trīs lietas:

• Sarakste un failu glabāšana ar Gmail un Google Disku
• Darba plānošana ar Kalendāru
• Kopīgs darbs dokumentos un sanāksmēs

Šīs prasmes vari lietot jau šodien — pat ja šobrīd izmanto tikai e-pastu.

Gmail ir vairāk nekā e-pasts. Ar pareiziem iestatījumiem tas ietaupa laiku katru nedēļu — nevis tikai glabā vēstules.

Iemācies MEKLĒŠANU. Meklēšanas joslā raksti, piemēram, "no:gramatvediba@uznemums.lv" vai "temats:rekins". Atradīsi vēstuli sekundēs, nevis ritināsi simtiem ziņu. Birojā tas noder, kad jāatrod vecais līgums. Veikalā — piegādātāja apstiprinājums no pagājušā mēneša. Ražotnē — tehniskā apkope no meistara.

Izveido FILTRUS. Piemēram: visas vēstules no grāmatvedības saņem atzīmi "Grāmatvedība" un nenonāk galvenajā iesūtnē. Ceļš: Iestatījumi → Filtri un bloķētās adreses → Jauns filtrs. Pašvaldības nodaļā filtrs atdala iedzīvotāju iesniegumus no iekšējās sarakstes.

Izmanto ZVAIGZNĪTI vēstulēm, uz kurām vēl jāatbild. Vakarā atver sadaļu "Ar zvaigznīti atzīmētie" — redzēsi, kas gaida atbildi.

Google Disks ir kopīgā krātuve — kā skapītis birojā, tikai elektronisks. Augšupielādē failu: "+ Jauns" → "Failu augšupielāde". Kopīgo mapi: labā poga uz mapes → "Kopīgot" → kolēģa e-pasts. Tiesības: "Skatītājs" (tikai lasa), "Komentētājs" (komentē), "Redaktors" (maina saturu). Ražotnē kopīgajā mapē glabā instrukcijas — meistars lasa, bet nevar nejauši izdzēst. Fails mākonī nepazūd, ja datoram noies baterija.

IZMĒĢINI ŠODIEN:

• Atrodi pēdējo e-pastu no kāda konkrēta sūtītāja
• Izveido vienu filtru vai atzīmē zvaigznīti vienai svarīgai vēstulei
• Augšupielādē failu un piešķir kolēģim tiesības skatītājam

Google Kalendārs ir spēcīgāks par papīra dienasgrāmatu — vari uzaicināt citus un redzēt viņu brīvo laiku.

IZVEIDO PASĀKUMU: nospied uz vajadzīgā laika, raksti nosaukumu, tad "Vairāk opciju". Tur pievieno:

• Vietu (piemēram, "Rīga, Brīvības iela 40, 3. kab.")
• Google Meet saiti ("Pievienot Google Meet video zvanu")
• Viesus — kolēģu e-pastus

Kad uzaicini kolēģi, viņš saņem e-pastu: "Pieņem / Noraidi / Varbūt". Atbilde parādās tavā kalendārā — nav jāmeklē atsevišķi.

Pirms sūti uzaicinājumu, nospied "Skatīt viesa brīvo laiku". Redzēsi, kad viņš ir brīvs. Tas ietaupa ilgu "vai tev der ceturtdien?" saraksti. Veikalā tas noder, plānojot inventarizāciju ar maiņas kolēģiem. Birojā — klienta tikšanās ar vadītāju, kurš rītdien aizbrauc.

Vari norādīt pieejamību "Aizņemts" vai "Ārpus biroja", lai citi zina, kad tevi labāk netraucēt.

Atkārtoti pasākumi: izveidojot atzīmē "Atkārtot" → "Katru nedēļu". Iknedēļas sapulce vairs nav jāveido no jauna.

Iestati atgādinājumu 15 minūtes pirms — nepazaudēsi tikšanos, pat ja iesūtnē krājas e-pasti.

IZMĒĢINI ŠODIEN:

• Atver Google kalendāru
• Izveido pasākumu nākamajā nedēļā ar vietu un laiku
• Pievieno kolēģi kā viesu un pārbaudi viņa brīvo laiku
• Nosūti uzaicinājumu

Google Docs un Sheets ir kā tekstapstrādes un tabulu programmas — vairāki cilvēki strādā vienlaicīgi, nekas nepazūd.

DOCS:

• Jauns dokuments: Google disks → "+ Jauns" → "Google dokumenti"
• Kopīgo ar redaktora tiesībām — abi raksta vienā failā
• Komentāri: iezīmē tekstu, Ctrl+Alt+M (uz Mac datora: Cmd+Option+M), uzdod jautājumu
• Versiju vēsture: Fails → Versiju vēsture — redz, kas un kad mainīja

Birojā abi redaktori labo piedāvājuma melnrakstu vienā dokumentā. Pašvaldībā komentāri saskaņo tekstu bez e-pastu vēstuļu ķēdēm. Skolā skolotājs redz, kurš skolēns ko labojis grupu darbā.

SHEETS:

• Uzskaite: izdevumi, pieteikumi, maiņu grafiki
• Formula =SUMMA(B2:B10) saskaita rindas
• Kopīgota tabula — visi redz aktuālos skaitļus uzreiz

Veikalā Sheets var vest dienas ieņēmumu uzskaiti — vadītājs redz datus bez atsevišķa zvana.

MEET:

• Atver Google Meet vai saiti no kalendāra
• "Prezentēt" — parādi logu vai visu ekrānu
• Trīs punktiņi → "Ieslēgt parakstus", ja skaņa traucē

Fails saglabājas pats. Nav jāspiež "Saglabāt".

IZMĒĢINI ŠODIEN:

• Izveido Docs dokumentu un pievieno vienu komentāru
• Sheets tabulā ievadi trīs skaitļus un izmanto =SUMMA()
• Pieslēdzies Meet un pārbaudi mikrofonu pirms īstas sapulces

Izlasi katru jautājumu un atbildi sev godīgi. Ja nevari atbildēt — atgriezies pie attiecīgās sadaļas.

• Kā Gmail meklēšanā atrast visas vēstules no konkrēta sūtītāja?

• Ko nozīmē "Redaktors", "Komentētājs" un "Skatītājs" Google Diskā — un kādu tiesību piešķirtu kolēģim, kurš tikai jāiepazīstina ar dokumentu?

• Kā Google Kalendārā pārbaudīt, vai kolēģis ir brīvs pirms sūti uzaicinājumu?

• Kā izveidot atkārtotu pasākumu, piemēram, iknedēļas sapulci?

• Kur Google Docs var redzēt, kas un kad veicis izmaiņas dokumentā?

• Ko darīt Google Meet sapulcē, ja gribi parādīt kolēģiem savu prezentāciju vai atvērtu failu?