Grāmatvedības pamati (VID, EDS, PVN)

Katrs uzņēmums Latvijā ir pienākuma priekšā — laicīgi un pareizi norēķināties ar valsti. VID seko līdzi katram termiņam. Kavēšanās vai kļūdas dokumentos nozīmē soda naudu, nokavējuma procentus un dažreiz pārbaudi uz vietas.

Piemērs no ikdienas: biroja vadītājs aizmirst laikus iesniegt PVN deklarāciju. Kavēšanās nozīmē nokavējuma naudu un iespējamu soda naudu — precīzo apmēru un aktuālās likmes vienmēr pārbaudi VID lapā. Pat neliela kavēšanās mazam uzņēmumam var būt dārga.

Ko dod šī prasme:

• Tu zini, kādi dokumenti jāsagatavo un kādā formā
• Tu saproti EDS un pats ievadi datus
• Tu neaizmirsti termiņus un nepieļauj dārgus kļūdainus ierakstus
• Tu spēj pamatot katru darījumu ar dokumentu — tā kā VID to sagaida

Ja strādā mazā uzņēmumā, bieži tieši tu sagatavo papīrus. Labāk iemācīties pareizi nekā maksāt par kļūdām.

Grāmatvedība sākas ar dokumentu. Nav dokumenta — nav darījuma. Tā vienkārši.

Galvenie dokumenti, ar kuriem strādā ikdienā:

• Rēķins — izrakstīts pircējam vai saņemts no piegādātāja
• Kases čeks — pirkums veikalā vai tirgū
• Pavadzīme — preču pārvietošanas apliecinājums
• Bankas maksājuma uzdevums — maksājums caur internetbanku
• Algas aprēķina lapa — katru mēnesi katram darbiniekam

Kontējumu shēma nosaka, kur darījums ierakstīts grāmatvedības programmā. Piemērs no biroja: saņemts rēķins par īri trīs simti eiro. Kontējums — debets īres izdevumi, kredīts kreditoru parādi. Darījums fiksēts, parāds redzams uzskaitē.

Ražotnē nāk gan rēķini par materiāliem, gan pavadzīmes starp noliktavām. Veikalā — kases čeki un dienas kases apjoma pārskats. Pašvaldības iestādē — līgumi, pieņemšanas-nodošanas akti, maksājumu orderi. Formāts atšķiras, bet loģika viena: katram tēriņam vai ieņēmumam jābūt pierādījumam.

Maziem uzņēmumiem atļauta vienkāršota grāmatvedība. Pamats tomēr nemainās — bez dokumenta VID grūti pieņem izdevumu kā pamatotu.

Praktiski soļi katram jaunam rēķinam:

• Pārbaudi rekvizītus, datumu un summu
• Nofotografē vai noskenē dokumentu
• Saglabā mapē pa mēnešiem un piegādātājiem
• Ieraksti grāmatvedības programmā tajā pašā dienā

VID var pieprasīt dokumentus piecus gadus atpakaļ. Nav saglabāts — grūti pierādīt, ka darījums bija īsts.

Mini-vingrinājums: atver pēdējo saņemto rēķinu. Vai redzams piegādātāja reģistrācijas numurs, datums, prece vai pakalpojums, summa? Ja kaut kas trūkst, pieprasi labojumu pirms maksāšanas.

PVN jeb pievienotās vērtības nodoklis Latvijā ir trīs likmēs:

• Divdesmit viens procents — standarta likme lielākajai daļai preču un pakalpojumu
• Samazinātas likmes — atsevišķām preču un pakalpojumu grupām, piemēram, medikamentiem, grāmatām un dažiem pārtikas produktiem (dažādām grupām atšķirīgas, un tās laika gaitā mainās — aktuālos procentus pārbaudi VID lapā)
• Nulle procenti — eksports un starptautiskais transports

Kā tas darbojas praksē: uzņēmums pārdod preces par simtu divdesmit vienu eiro. No tiem divdesmit viens eiro ir PVN. Šo summu iekasē no klienta un nodod valstij. Bet no tā atskaita PVN, kas samaksāts par iegādātajiem materiāliem un pakalpojumiem. Starpība ir tas, ko maksā VID.

Ja gada apgrozījums pārsniedz piecdesmit tūkstošus eiro, reģistrācija PVN maksātāju reģistrā ir obligāta. Bez tās nevar pareizi izrakstīt rēķinus ar nodokli.

EDS ir elektroniskā deklarēšanas sistēma, kur iesniedz PVN deklarāciju. Parasti termiņš — katra mēneša divdesmitais datums par iepriekšējo mēnesi. Kavēšanās nozīmē nokavējuma naudu un iespējamu soda naudu — aktuālo apmēru pārbaudi VID lapā.

Soļi deklarācijas iesniegšanai EDS:

• Ielogojies ar e-parakstu vai internetbanku
• Atver sadaļu Deklarācijas
• Izvēlies PVN deklarāciju un taksācijas periodu
• Aizpildi iekšzemes darījumus, iegādes un aprēķināto nodokli
• Iesniedz un saglabā apstiprinājumu

Mini-vingrinājums: saņemts rēķins par apsardzi divi simti četrdesmit divi eiro ar PVN. Aprēķini, cik no summas ir pats nodoklis. Padoms: no kopējās summas atņem summu bez nodokļa — divi simti eiro. Atlikums ir PVN, ko var atskaitīt no maksājamā nodokļa.

Termiņš nav formalitāte. Tas ir darba devēja atbildība — pat ja grāmatvedību veic ārējais pakalpojums, vadītājam jāzina, ka deklarācija ir iesniegta.

Algas aprēķins nav viens skaitlis uz papīra. Tas ietver vairākas likumā noteiktas iemaksas.

No darbinieka algas ietur:

• Iedzīvotāju ienākuma nodoklis — pēc likumā noteiktās likmes (tā pēdējos gados mainījusies; aktuālo likmi un ienākuma robežas pārbaudi VID lapā)
• Valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas darbiniekam — desmit komma pieci procenti

Darba devējs papildus maksā no savas kabatas valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas — divdesmit trīs komma piecdesmit deviņi procenti no bruto algas.

Piemērs: darbiniekam bruto alga tūkstotis eiro. Uz rokas viņš saņem mazāk — atkarīgs no neapliekamā minimuma. Papildus bruto algai darba devējs maksā vēl darba devēja sociālās iemaksas, bet no algas ietur darbinieka nodokļus. Kopējā nodokļu summa atkarīga no aktuālajām likmēm — precīzu aprēķinu pārbaudi VID lapā vai algas kalkulatorā.

Algas aprēķina lapu sagatavo katru mēnesi. Bez tās nav pamata ne grāmatvedībai, ne darbinieka jautājumiem par ieturējumiem.

Bankas izrakstu saskaņošana nozīmē salīdzināt grāmatvedībā ierakstīto ar to, ko rāda banka. Katram maksājumam jābūt dokumentam — rēķinam, līgumam, algas lapai.

Soļi saskaņošanai:

• Katru mēnesi lejupielādē bankas izrakstu
• Ej cauri katram ienākošajam un izejošajam maksājumam
• Atrodi atbilstošo dokumentu
• Neatbilstības noskaidro uzreiz — neatliec uz nākamo mēnesi

Tipiska situācija veikala kasē: klients maksā ar karti, bet čeks nav izdrukāts. Bez dokumenta grūti pierādīt ieņēmumu. Risinājums — dienas kases pārskats vai maksājumu termināļa izdruka.

Mini-vingrinājums: izvēlies vienu nezināmu ierakstu pēdējā bankas izrakstā. Trīs dienu laikā atrodi, kam tas atbilst. Ja neatrod — jautā kolēģim, kurš veica maksājumu.

Šie jautājumi palīdzēs saprast, ko tu jau zini un ko vēl vērts padziļināt.

• Kāds ir standarta PVN deklarācijas iesniegšanas termiņš Latvijā un kurā sistēmā to iesniedz? Nosauc konkrētu datumu un sistēmas nosaukumu.

• Uzņēmums saņem rēķinu par apsardzes pakalpojumiem divi simti četrdesmit divi eiro ar PVN. Cik no summas ir PVN un vai to var atskaitīt no maksājamā nodokļa?

• Darbiniekam bruto alga ir tūkstoš divi simti eiro. Kādas iemaksas veic darba devējs un kādas ietur no darbinieka? Nosauc procentus.

• Kāpēc visi saimnieciskās darbības dokumenti jāsaglabā vismaz piecus gadus? Kas var notikt, ja dokumenti nav saglabāti?

• Uzņēmuma gada apgrozījums sasniedz piecdesmit divus tūkstošus eiro. Kas mainās no grāmatvedības viedokļa un ko uzņēmumam obligāti jādara?

• Bankas izrakstā ir maksājums bez atbilstoša dokumenta grāmatvedībā. Kādi ir tavi pirmie trīs soļi, lai atrisinātu problēmu?