Windows un Microsoft Office

Latvijā lielākā daļa biroju, veikalu un pašvaldību iestāžu strādā ar Windows datoriem un Microsoft Office programmām. Neatkarīgi no tā, vai raksti noliktavas atskaiti, sagatavo atbildi klientam vai sūti iekšējo vēstuli — dokumenti, e-pasti un prezentācijas ir ikdienas darba rīki.

Darba devējs sagaida, ka vari uzreiz atvērt failu, uzrakstīt vēstuli un pievienot pielikumu. Ja katru reizi jālūdz palīdzība, tas zaudē uzticību. Labā ziņa — šī prasme ir apgūstama pakāpeniski. Sāc ar to, ko lieto katru dienu, un ar laiku kļūsi pašpārliecinātāks. Šis materiāls palīdzēs tev sākt jau šodien.

Windows ir pamats visam pārējam. Ja proti ātri atrast failus un sakārtot datoru, darbs rit gludi — gan pašvaldības iestādē, gan veikalā pie kases, gan ražotnē pie darba galda.

Visnoderīgākais rīks ir meklēšana. Nospied Windows taustiņu un sāc rakstīt meklējamo nosaukumu. Klientu apkalpotājs sekundē atver Word, lai sagatavotu atbildi. Noliktavas darbinieks atrod vakardienas piegādes sarakstu, rakstot daļu no faila nosaukuma. Nav jāmeklē ikonas pa visu ekrānu.

Failu pārvaldniekā svarīgi saprast mapes struktūru:

• Dokumenti — ilgtermiņa darba faili, piemēram, līgumu projekti vai mēneša atskaites
• Lejupielādes — no interneta vai e-pasta saņemtie faili, kas vēl nav sakārtoti
• Darbvirsma — tikai īslaicīgai glabāšanai; svarīgs fails te var pazust starp saīsnēm

Noderīgi īsceļi tastatūrā:

• Ctrl+C — kopēt
• Ctrl+V — ielīmēt
• Ctrl+Z — atcelt pēdējo darbību
• Alt+Tab — pārslēgties starp atvērtām programmām

Iestatījumos vari mainīt displeja spilgtumu, pievienot printeri vai pieslēgties darba bezvadu tīklam. Atver ar Windows taustiņu + I. Grāmatvedis pievieno printeri vienreiz — un drukā dokumentus bez meklēšanas katru reizi no jauna.

Mini-vingrinājums — izmēģini tagad:

• Atver Word, izmantojot tikai Windows meklēšanu
• Izveido mapē Dokumenti jaunu mapi ar skaidru nosaukumu
• Pārbaudi mapes Lejupielādes saturu un pārvieto vienu failu uz piemērotāku vietu

Word ir galvenā programma teksta dokumentiem — līgumiem, ziņojumiem, vēstulēm klientiem. Svarīgākā iemaņa ir formatēšana, nevis tikai rakstīšana.

Neatstāj tukšas rindas starp rindkopām. Lieto iebūvētos stilus: virsrakstiem Virsraksts 1 vai Virsraksts 2, pamattekstam — Parasts. Pašvaldības speciālists sagatavo nolikuma projektu — visi nodaļu virsraksti izskatās vienādi, un dokumentu var viegli pārstrukturēt. Veikala vadītājs raksta darba instrukciju — numurētie saraksti paliek kārtībā, pat ja pievieno jaunu punktu vidū.

Noderīgas darbības Word:

• Ctrl+S — saglabāt (dari bieži — strāvas padeves pārtraukums negaida)
• Ctrl+P — drukāt
• F7 — pārbaudīt pareizrakstību

Outlook lielākajā daļā Latvijas uzņēmumu apvieno e-pastu un kalendāru.

E-pasta pamati:

• Lauks Kam — galvenais saņēmējs, kurš sagaida atbildi
• Lauks Kopija — cilvēki, kam jāzina par vēstuli, bet nav obligāta atbilde
• Pielikumu pievieno pirms rakstīšanas, lai neaizmirstu nosūtīt rēķinu vai tabulu

Kalendārā reģistrē tikšanās un sūti ielūgumus. Izvēlies laiku, izveido jaunu tikšanos un pievieno dalībniekus. Kolēģis saņem ielūgumu e-pastā un var apstiprināt dalību — noliktavas komanda zina, kad notiks inventarizācija.

Mini-vingrinājums:

• Uzraksti īsu testa vēstuli sev pašam ar vienu pielikumu
• Pārbaudi pareizrakstību ar F7
• Izveido kalendārā tikšanos nākamajai nedēļai un pievieno vienu dalībnieku

PowerPoint palīdz sagatavoties sanāksmēm un parādīt idejas vadībai vai klientiem. Laba prezentācija nav tā, kurā ir daudz teksta — tieši pretēji.

Pamatlikums: vienā slaidā — viena doma. Izmanto īsus teikumus vai atslēgvārdus. Attēli un shēmas pasaka vairāk nekā garš teksts. Ražotnes meistars parāda jauno darba secību ar trim slaidiem — katrā viens solis un viena bilde. Veikala vadītājs prezentē mēneša rezultātus — skaitļi uz ekrāna, detaļas paskaidro mutiski.

Sākumam pietiek ar šādu struktūru:

• Titulslaids ar tēmu un datumu
• Trīs līdz pieci satura slaidi
• Noslēguma slaids ar secinājumiem vai jautājumiem

Kad gatavs, saglabā un nosūti kolēģiem kā pielikumu vai saiti caur mākoņkrātuvi.

OneDrive ir Microsoft mākoņkrātuve — fails glabājas droši internetā. Saglabā dokumentus OneDrive mapē, un tie sinhronizējas automātiski. Fails ir drošs, pat ja dators sabojājas. Vari atvērt to no cita datora vai tālruņa. Vari koplietot ar kolēģi, nosūtot saiti, nevis smagu pielikumu.

Koplietošana ir vienkārša: ar labo pogu klikšķini uz faila, izvēlies koplietošanu un ievadi kolēģa e-pastu. Visi redz vienu failu — nav piecu dažādu versiju apritē.

Mini-vingrinājums:

• Izveido četru slaidu prezentāciju par savu darba nedēļu
• Saglabā to OneDrive mapē
• Nosūti saiti sev uz personīgo e-pastu un pārbaudi, vai fails atveras

Izlasi jautājumus un atbildi sev godīgi. Ja kāds sagādā grūtības — atgriezies pie attiecīgās sadaļas.

• Kā Windows meklēšanas josla palīdz ietaupīt laiku? Izmēģini atvērt Word, izmantojot tikai tastatūru.
• Ko nozīmē Word stili un kāpēc labāk tos lietot, nevis manuāli mainīt fonta izmēru katram virsrakstam?
• Kāda ir atšķirība starp e-pasta laukiem Kam un Kopija? Kādā gadījumā lieto katru?
• Kāpēc prezentācijā labāk izvairīties no gariem teksta blokiem? Kāds ir ieteicamais slaidu skaits īsai darba prezentācijai?
• Kāda ir OneDrive galvenā priekšrocība salīdzinājumā ar failu glabāšanu tikai datorā? Kā koplietot failu ar kolēģi, nenosūtot pielikumu?
• Kāpēc Darbvirsma nav piemērota ilgtermiņa failu glabāšanai un kur tos labāk novietot?